Kolumna iz prakse: zašto administracija guši sektor i kako digitalni alati postaju jedini način opstanka
Vedran Jakominić, predstavnik Udruge ugostitelja Istre i Kvarnera te jedan od ključnih ljudi iza razvoja platforme LogBook, svakodnevno je u kontaktu s realnim problemima ugostitelja. Kroz rad na terenu i razvoj rješenja za industriju, iz prve ruke svjedoči promjenama koje oblikuju današnje poslovanje.
U nastavku donosi svoj pogled na stanje u sektoru – bez uljepšavanja.
Posljednjih nekoliko godina ugostiteljstvo se promijenilo više nego u desetljeću prije toga. Kao netko tko je svakodnevno u kontaktu s ugostiteljima i aktivno sudjeluje u razvoju rješenja za ovaj sektor, mogu reći da je razina operativnog pritiska danas veća nego ikad.
Nekada smo se mogli osloniti na iskustvo, dobru organizaciju i snalažljivost u hodu. Danas to više jednostavno nije dovoljno. Suočavamo se s nedostatkom radne snage, rastom troškova i sve strožim propisima, dok su očekivanja gostiju nikad veća. Ugostitelji su istovremeno i menadžeri, i administratori, i voditelji timova – i sve to u realnom vremenu.
Jedan od najvećih problema koji često ostaje nevidljiv gostima je administracija. Gost vidi uslugu i doživljaj, ali ne vidi sate provedene nad evidencijama, rasporedima zaposlenika, rezervacijama i zakonskom dokumentacijom. Taj dio posla često uzima ogroman dio dana.
Dodatni problem je što se većina tih informacija vodi na više mjesta – nešto u bilježnicama, nešto u Excel tablicama, nešto u različitim aplikacijama. To stvara nepreglednost, gubitak vremena i povećava rizik od pogrešaka. U takvom sustavu teško je imati potpunu kontrolu nad poslovanjem.
Zato danas jasno mogu reći – digitalizacija više nije pitanje izbora, nego opstanka. Ugostitelji koji nemaju jasan pregled nad svojim poslovanjem gube vrijeme, novac i energiju. Bez centraliziranog sustava teško je kvalitetno upravljati timom, rezervacijama i svakodnevnim operacijama.
Upravo iz tih razloga nastala je ideja za LogBook. Kroz razgovore s kolegama iz struke stalno smo slušali iste izazove – previše papira, nepovezani sustavi i stalni osjećaj kaosa u organizaciji. Nismo krenuli od tehnologije, nego od stvarnih problema na terenu.
LogBook je razvijen kao konkretan odgovor na te izazove. Ideja je bila jednostavna – sve ključne procese objediniti na jednom mjestu i učiniti ih preglednima i lako upravljivima. Danas kroz jednu platformu možete voditi rezervacije, HACCP evidenciju, organizaciju zaposlenika i sve operativne informacije koje su potrebne za svakodnevni rad.
To u praksi znači manje stresa, manje pogrešaka i značajnu uštedu vremena. Timovi imaju jasniju komunikaciju, a voditelji objekata bolju kontrolu nad poslovanjem. Ono što je najvažnije – ostaje više prostora za fokus na goste.
Velika prednost je i to što je LogBook razvijen u Hrvatskoj, u suradnji s domaćim ugostiteljima. Strana rješenja često ne razumiju specifičnosti našeg tržišta i zakonskih obveza, dok smo mi sustav gradili upravo prema realnim uvjetima rada ovdje. Cilj nam nikada nije bio dodatno zakomplicirati posao, nego ga pojednostaviti.
Vjerujem da će u vrlo kratkom vremenu digitalni alati postati standard u ugostiteljstvu, jednako kao što su to danas online rezervacije. Ugostiteljstvo će uvijek ostati industrija ljudi, emocija i iskustva, ali operativni dio mora postati učinkovitiji i stabilniji.
Na kraju, sve se svodi na jednostavnu stvar – vrijeme. Vrijeme koje trošimo na papire nije vrijeme koje provodimo s gostima. A upravo je to ono što čini razliku.
Više informacija:
www.logbook.hr